Une solution 100% Web conçue pour les centres de services scolaires, cégeps, universités et établissements privés qui veulent réduire la paperasse et maîtriser leurs coûts de copie.

• Réduction des tâches manuelles au secrétariat et à la reprographie

• Suivi en temps réel de chaque demande, du dépôt à la livraison

• Imputation automatique des coûts aux bons budgets

• Intégration fluide avec vos systèmes financiers et votre annuaire (EntraID)

Une plateforme conçue pour s’intégrer dans votre écosystème institutionnel

Repro+VE ne vient pas remplacer vos systèmes existants, mais s’y connecter. La plateforme s’intègre à votre annuaire, à vos systèmes financiers et, au besoin, à vos systèmes pédagogiques, tout en respectant vos politiques de sécurité.

Authentification et sécurité

• Connexion possible via compte interne Repro+VE et Microsoft Entra ID (Azure AD).

• Support des scénarios d’authentification moderne, incluant l’authentification multifacteur.

• Gestion fine des rôles et des permissions pour contrôler précisément qui peut voir ou modifier quelles données.

• Fonction d’impersonnalisation encadrée pour le support technique ou les administrateurs, afin de reproduire les situations vécues par un utilisateur tout en conservant la traçabilité.

• Paramètres globaux pour définir la durée de session, les politiques de mot de passe (si comptes internes) et l’affichage des avertissements.

Intégration aux systèmes financiers

• Passerelles configurables pour les principaux systèmes financiers utilisés dans le réseau (Clara, Coba, Dofin, Safirh, Mosaic), ainsi que la possibilité de formats d’export personnalisés.

• Configuration des postes budgétaires de revenus et de dépenses, incluant des règles par bâtiment ou contexte.

• Choix du mode d’export (regroupement par réquisition ou par poste budgétaire) selon vos pratiques comptables.

• Gestion des numéros de lots, des préfixes, des chemins de dépôt des fichiers et des destinataires des avis à chaque export financier.

Intégration aux annuaires et systèmes pédagogiques

• Import automatisé des utilisateurs via Entra ID, avec mise à jour des informations et désactivation automatique des comptes n’étant plus synchronisés.

• Possibilité de configurer des imports externes (SQL, API, fichiers) pour synchroniser des données pédagogiques (cours, départements, projets) et les utiliser dans les formulaires de réquisition.

• Association des utilisateurs à des bâtiments, postes budgétaires, projets ou groupes pour refléter votre organisation réelle.

Infrastructure et exploitation

• Application 100% Web, compatible avec les navigateurs modernes, sans installation sur les postes clients.

• Hébergement possible dans votre propre environnement (on-premise) ou dans un environnement cloud sécurisé opéré par Altilogix.

• Services planifiés pour l’exécution des modules (imports, traitements, rafraîchissement d’application) avec configuration fine des fréquences d’exécution.

• Journalisation des erreurs applicatives, alertes sur les erreurs critiques et mécanismes de notification pour permettre une intervention rapide en cas de problème.

Modules optionnels pour étendre les capacités de Repro+VE

En plus de la plateforme de base, Repro+VE propose une série de modules complémentaires qui vous permettent d’aller plus loin dans l’automatisation, l’intégration et le contrôle de vos processus de reprographie et de gestion des impressions en libre-service.

Module 1 – Gestion des Livraisons
Ce module ajoute une couche complète de traçabilité à vos livraisons physiques. Les colis sont identifiés par code-barres et scannés par les livreurs à l’aide d’un appareil mobile. Chaque livraison passe par des statuts clairs, et une photo de preuve peut être capturée au moment du dépôt (réception, classe, bureau), ce qui facilite les suivis et réduit les contestations.

Module 2 – Libre-service (PaperCut / PCounter)
Le module Libre-service permet d’importer automatiquement dans Repro+VE les impressions réalisées sur vos équipements de libre-service, via les plateformes PaperCut ou PCounter. Chaque impression est associée à un utilisateur et peut être convertie en réquisition de type Libre-Service, en lecture seule, pour fins de suivi et d’imputation budgétaire, sans ressaisie manuelle.

Module 3 – Convertisseur PDF et prévisualisation
Ce module active la conversion automatisée des pièces jointes en PDF lors de la soumission des réquisitions. Il permet également de générer un « fichier combiné » regroupant l’ensemble des documents et des pages couvertures en un seul PDF. La prévisualisation des documents directement dans le formulaire réduit les erreurs et les allers-retours avec le service de reprographie.

Module 4 – Passerelle Finance avancée
Pour les organisations qui veulent pousser plus loin l’intégration financière, ce module permet de configurer avec précision la passerelle de communication vers les systèmes comptables (Clara, Coba, Dofin, Safirh, Mosaic ou autres). Vous pouvez y définir le type de lignes, les numéros de séquence, les préfixes de lots, les chemins de dépôt des fichiers et les destinataires des notifications à chaque export.

Module 5 – Passerelle Pédagogie
Ce module facilite la synchronisation avec votre environnement pédagogique en important automatiquement des données comme les cours, groupes, programmes ou départements. Les formulaires de réquisition peuvent ainsi proposer des sélections contextuelles (cours, projets pédagogiques), ce qui simplifie le travail des enseignants et réduit les erreurs de saisie.

Module 6 – Banques de photocopies / Cartons
Le module de banques de photocopies permet de gérer des quotas d’impressions alloués à des enseignants, départements ou projets. Chaque impression vient diminuer le solde disponible, et des rapports permettent de suivre l’utilisation des quotas par période, par unité ou par utilisateur, pour une meilleure maîtrise des volumes.

Module 7 – Passerelle Savia de Copibec (DDA)
Ce module assure la communication automatisée avec la plateforme Savia de Copibec. Il gère les paramètres nécessaires (compte, courriel du responsable, options par bâtiment) et transmet les informations sur les reproductions soumises à droits d’auteurs. Vous restez ainsi conforme aux exigences légales tout en réduisant la charge administrative liée aux déclarations.

Module 8 – Manuels-guide
Spécialement conçu pour la gestion des manuels-guides, ce module s’appuie sur des formulaires adaptés pour gérer les couvertures, le corps du document, les calculs de droits par page et les aspects spécifiques à ce type de matériel pédagogique. Il facilite également la gestion des arrondis et des postes budgétaires liés aux droits d’auteurs.

Module 9 – Imprimeur externe
Lorsque certains travaux doivent être confiés à un imprimeur externe, ce module permet d’exporter les réquisitions sélectionnées avec toutes les informations nécessaires (spécifications techniques, quantités, formats, délais). Le suivi du statut de ces travaux et leur retour dans Repro+VE demeurent centralisés.

Module 10 – Import de fichiers Excel
Ce module permet de configurer des imports périodiques de données via des fichiers Excel ou des sources externes. Il peut servir, par exemple, à mettre à jour des postes budgétaires, des projets, des utilisateurs ou des structures d’unités administratives sans intervention manuelle lourde.

Module 11 – Conception et édition avancée des formulaires
Grâce à ce module, vos super-utilisateurs peuvent aller plus loin dans la personnalisation des formulaires de réquisition, des billets de confirmation, des pages de couverture et de certains tableaux de bord. Il s’appuie sur le dessinateur visuel de Repro+VE pour adapter précisément les formulaires à votre réalité organisationnelle.

Module 12 – Items en inventaire / Guide Catégorie
Ce module ajoute une logique d’inventaire pour les items distribués via les réquisitions (guides, manuels, matériel spécifique). Vous pouvez suivre les quantités disponibles, les sorties, et gérer des catégories d’items pour faciliter la sélection dans les formulaires.

Module 13 – Pont GRF et GRM (domaine de la santé)
Pour les organisations du secteur de la santé, ce module permet de relier Repro+VE aux systèmes GRF (Gestion des ressources financières) et GRM (Gestion des ressources matérielles), en respectant les formats et contraintes propres à ces environnements.