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GESTION INTÉGRÉE
DE LA REPROGRAPHIE 		 

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Avantages du système :

 

  • 100% Web, disponible de partout!
  • État des dépenses beaucoup plus fidèle.
  • Instauration d’une notion d’imputabilité pour les utilisateurs.
  • Suivi facile des demandes (réquisitions) dans le système.
  • Création des demandes décentralisée et de manière électronique  (i.e. décentralisé et de l’extérieur du local de la reprographie).
  • Transmission de documents en format électronique (PDF).
  • Sélection des produits disponibles en inventaire.
  • Calcul automatique des coûts et rétroaction immédiate pour l’enseignant(e).
  • Intégration totale avec les logiciels de la SRIC.
  • Retour sur investissement en moins de 6 mois.
  • Économies appréciables tout en respectant l’environnement.

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Grâce à Repro+, certains irritants pour les enseignant(e)s et le personnel administratif seront éliminés comme:

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  • Obligation de connaître la nomenclature des postes budgétaires
  • Saisie redondante d’information
  • Aucune possibilité d’envoyer un document sous forme électronique
  • Multiples erreurs de transcription de l’information
  • Aucun suivi de l’état des demandes
  • Lourdeur du processus manuel et administratif

 

Le système Repro+ se compose de 9 modules :

 

1) Réquisition

Module de réquisition de base pour les enseignant(e)s permettant de:

  • Préparer des réquisitions
  • Voir l’état d’avancement de ses réquisitions

Module de réquisition élaboré pour le coordonnateur d’un service permettant de:

  • Préparer des réquisitions
  • Voir l’état d’avancement de ses réquisitions
  • Voir les réquisitions faites avec le(s) poste(s) budgétaire(s) de son service
  • Réquisitions externes: pour clients externes

 

2) Recherche

  • Par # de réquisition
  • Par client
  • Par poste budgétaire
  • Par date
  • Par type de demande#
  • Par # d’originaux
  • Par # de copies
  • Par type de fourniture
  • …sur tous les champs du frmulaire de réquisition

 

3) Contrôle des travaux

Module d’affichage en temps réel des travaux soumis à la reprographie selon la nature du travail :

  • Photocopie
  • Photocopie étendue
  • Cahier
  • Envoi électronique
  • Manuel-guide

… et selon son statut:

  • En attente
  • En cours
  • Terminé

 

4) Facturation des clients externes

Module de facturation des travaux aux clients externes du Cégep permettant de :

  • Voir et préparer les factures
  • Imprimer les factures
  • Reporter les factures

 

  

5) Gestion des manuels-guide

Module de gestion des cahiers d’enseignement en classe permettant de :

  • Lister tous les manuels-guide disponibles
  • Définir de nouveaux manuels-guide
  • Modifier des manuels-guide existants
  • Contrôler la production
  • … avec gestion des droits d’auteur intégrée

 

6) Gestion des clients

Module de gestion des droits d’accès:

  • Aux modules de Repro+
  • Aux postes budgétaires

Module de gestion des droits d’envoi de documents électroniques

 

7) Gestion des lots

Module de gestion des lots d’imputation par poste budgétaire avec report manuel à la « Gestion Financière » de la SRIC

 

8) Rapports

  • Liste des réquisitions: par agent, selon un intervalle de dates, selon le # d’originaux et de copies
  • Liste des clients: tous, par accès
  • Liste des manuels-guide: les réquisitions, inventaire (Excel), liste des doits d’auteurs, mise à jour des prix
  • Liste des produits: inventaire, utilisation des produits
  • Liste des postes budgétaires: par affectation, dépenses par poste
  • Liste des factures: externes (selon un intervalle de dates), pour les manuels-guide

 

9) Autres modules

  • Facturation d’articles en inventaire
  • Facturation de petite caisse
  • Gestion des produits (stock, qté, prix …)
  • Gestion des postes budgétaires (par client)